강의 신청이 들어올 때마다 직접 메일을 보내고 관리자에게 따로 알려주는 일은 단순하지만 자주 끊기는 작업이다.
OpenClaw를 쓰면 이 흐름을 자동으로 묶을 수 있다. 예약 시스템 DB를 확인하고, 새 신청이 들어오면 신청자에게 확인 메일을 보내고, 관리자에게는 텔레그램으로 즉시 알림을 보낸다. 중요한 건 거창한 AI가 아니라 실제 운영 흐름에 맞는 자동화다. 한 번 세팅해두면 강의 신청 누락을 줄이고 응답 속도도 일정하게 유지할 수 있다.
준비물
- OpenClaw가 설치된 서버 또는 Mac
- 강의 신청 정보가 저장되는 DB 또는 CSV나 시트
- Gmail 연동 또는 메일 발송 수단
- 텔레그램 봇과 관리자 chatId
- 정기 실행용 cron 권한
OpenClaw가 아직 없다면 먼저 설치하고 기본 세션이 동작하는지 확인한다. 이 작업은 cron이 독립적으로 에이전트를 실행하게 만드는 방식이 가장 관리하기 쉽다.
openclaw cron add --cron "*/10 * * * *" --tz Asia/Seoul --session main --system-event "예약 점검용 기본 테스트"
1단계, 예약 데이터를 읽는 작업 정의
핵심은 신규 신청만 잡아내는 것이다. 가장 단순한 방법은 최근 처리 시각 이후에 들어온 레코드만 조회하는 방식이다. 처리 이력은 memory/YYYY-MM-DD.md 같은 일일 메모나 별도 JSON 파일에 남기면 된다.
SELECT id, name, email, course_name, created_at
FROM lecture_requests
WHERE created_at > :last_checked
ORDER BY created_at ASC;
DB를 직접 읽기 어렵다면 Google Sheets나 CSV를 읽는 구조로 바꿔도 된다. 중요한 건 새 항목 식별 기준을 하나 정하는 것이다.
2단계, cron에서 에이전트 실행 연결
이제 주기적으로 점검하는 잡을 등록한다. isolated 세션으로 돌리면 메인 대화와 분리되어 로그 관리가 편하다.
openclaw cron add --cron "*/10 * * * *" --tz Asia/Seoul --session isolated --agent main --message "강의 신청 DB를 확인해서 신규 신청이 있으면 확인 메일을 보내고 관리자에게 텔레그램 알림을 보내고 처리 기록을 남겨"
등록 후에는 openclaw cron list로 확인하고, 시간이 바뀌면 openclaw cron edit [id] --cron "새스케줄"로 수정하면 된다.
3단계, 신청자 확인 메일과 관리자 알림 보내기
신규 신청이 발견되면 신청자에게는 안내 메일을, 관리자에게는 핵심 정보만 담긴 텔레그램 메시지를 보낸다. 텔레그램은 즉시성이 좋아 운영 알림에 잘 맞는다.
openclaw message send --channel telegram --to 1482793211 --message "새 강의 신청 접수: 홍길동 / AI 업무자동화 / 2026-04-14 09:42"
메일 본문에는 신청 과목, 접수 시간, 추후 연락 예정 문구 정도만 넣으면 충분하다. 너무 길면 오히려 자동 응답 티가 심하게 난다.
4단계, 중복 발송 방지 기록 남기기
자동화에서 제일 흔한 사고는 같은 신청에 알림이 두 번 가는 일이다. 그래서 처리한 신청 ID를 별도 파일에 기록해야 한다. 장기 규칙은 MEMORY.md에, 그날 처리 내역은 memory/YYYY-MM-DD.md에 남기면 추적이 쉽다.
예를 들어 마지막 처리 ID를 JSON으로 저장해두고 다음 실행 때 그 이후만 읽으면 된다. 이렇게 하면 서버가 재시작돼도 흐름이 이어진다.
실제 활용 예시
교육기관 홈페이지에서 야간에 강의 신청이 들어오면 담당자가 자고 있어도 신청자는 즉시 접수 메일을 받는다. 동시에 관리자는 텔레그램에서 신청자 이름, 과정명, 접수 시각을 보고 다음 날 우선 대응할 건을 미리 파악할 수 있다. 접수 누락이 줄고 응답 속도 체감도 확실히 좋아진다.
응용 아이디어
- 과정명에 따라 담당 강사를 다르게 지정하기
- 신청 수를 Google Sheets에 누적해 월간 통계 만들기
- 신청 내용이 길면 AI가 요약해서 관리자에게 보내기
- 예약 후 24시간 내 미응답 건만 다시 리마인드하기
정리하면 이 자동화는 예약 감지, 확인 메일, 관리자 알림, 처리 기록 네 조각만 맞추면 된다. OpenClaw는 이 조각들을 cron과 메시지, 메모리 구조로 묶어주는 역할을 한다. 작은 자동화지만 실무 체감은 꽤 크다.
